# Einen Freigabeprozess aufsetzen

So legt ihr fest, wer Beiträge bis wann prüft, wie Externe mitentscheiden und welche Automatiken und Ausnahmen ihr bewusst erlaubt.

Eine Freigabe funktioniert, wenn alle wissen, **wer was bis wann prüft**. Richtet den Ablauf vor der ersten gemeinsamen Produktion ein. Die Einstellungen dazu nehmen Inhaber und Admins unter **Einstellungen → Workflow & Freigaben** vor.

## Voraussetzungen

- Du bist **Inhaber** oder **Admin** der Organisation.
- Die Seite **Freigabe** im Menü (mit **Warteschlange** und **Feed-Ansicht**) gibt es nur, wenn sie in eurem Paket enthalten und als Tool freigeschaltet ist. Freigeben im Studio geht unabhängig davon.

## 1. Freigabestufen wählen

Wähle unter **Freigabe-Workflow**:

| Einstellung | Ablauf | Button im Studio |
| --- | --- | --- |
| **Keine (0×)** | Beiträge werden ohne Prüfung fertiggestellt. | **Fertigstellen** |
| **Einfach (1×)** | Eine Freigabe vor der Veröffentlichung. | **Zur Freigabe** |
| **Doppelt (2×)** | Erst das Konzept, dann der fertige Beitrag. Im Board erscheint die Spalte **Konzept-Freigabe**. | **Zur Konzept-Freigabe**, später **Zur finalen Freigabe** |

Die Konzept-Freigabe geht ohne Material. Die finale Freigabe braucht mindestens ein Bild oder Video.

![Einstellungen → Workflow & Freigaben mit den Optionen „Keine (0×)“, „Einfach (1×)“ und „Doppelt (2×)“](../../../assets/screenshots/ablaeufe/freigabe-einstellungen.png)

## 2. Festlegen, wer freigibt

- Freigeben dürfen immer **Inhaber**, **Admins** und Personen mit der Rolle **Freigeber**. Freigeber prüfen nur und legen selbst nichts an. Eingeladen werden sie unter **Einstellungen → Team & Mitglieder**.
- Pro Beitrag trägst du im Studio unter **Feedback & Verlauf → Zuständigkeit** bei **Freigabe durch** eine Person oder ein Team ein. Bei einem Team darf jedes Mitglied freigeben. Sich selbst eintragen können nur Admins und Freigeber (Vier-Augen-Prinzip).
- Ist niemand eingetragen, werden Inhaber, Admins und Freigeber benachrichtigt.

## 3. Einreichen, prüfen, entscheiden

1. Die bearbeitende Person klickt im Studio den Freigabe-Button. Hat der Beitrag noch keinen Termin, fragt die App **Wann soll der Post online gehen?**; **Zeit übernehmen & einreichen** setzt einen Wunschtermin, **Ohne Zeit einreichen** lässt ihn offen.
2. Ab jetzt ist der Beitrag gesperrt und hat eine **Frist von 3 Tagen**. 24 Stunden vor Ablauf werden die Freigebenden erinnert. In **Freigabe → Warteschlange** verlängert der Button **+3** („Frist um 3 Tage verlängern“) die Frist.
3. Die freigebende Person entscheidet im Studio mit **Freigeben** (bzw. **Konzept freigeben**) oder **Änderungen**, optional mit **Anmerkung zur Freigabe (optional)…**, oder in **Freigabe** über **Warteschlange** und **Feed-Ansicht**.
4. Anmerkungen hängen in der Feed-Ansicht an der jeweiligen Datei; mit **Aktuellen Video-Zeitstempel anhängen** zeigen sie auf eine Stelle im Video. Im Studio stehen sie unter **Anmerkungen aus der Freigabe** und werden mit **Erledigt** abgehakt.

Braucht jemand den Beitrag zurück, nimmt er ihn mit **Freigabe abbrechen** aus der Prüfung.

## 4. Externe einbinden

- **Ein Beitrag:** Im Studio unter **Feedback & Verlauf → Externe Freigabe per Link** legst du **Gültig (Tage)** fest (1 bis 90, Standard 7) und klickst **Link erzeugen**. Das geht auch, während die Freigabe schon läuft. Wer den Link hat, kann ohne Login entscheiden; nach einer Entscheidung wird er ungültig.
- **Mehrere Beiträge:** In **Content → Erstellen** auswählen und **Freigabe-Link erstellen** (7 Tage gültig).

Einen Link erzeugen darf nur, wer diese Freigabe selbst entscheiden darf. Der Link entscheidet in dessen Namen; der eingegebene Name der externen Person steht im Verlauf. Mehr dazu in [Freigaben per Link einholen](/zusammenarbeit/externe-freigaben/).

## 5. Automatische Freigaben bewusst einsetzen

Im Abschnitt **Automatisierung** gibt es zwei getrennte Automatiken. Beide wirken nicht bei **Keine (0×)** und stehen im Verlauf als „Automatische Freigabe“:

| Einstellung | Was passiert |
| --- | --- |
| **Automatische Freigabe** mit Zeiträumen (**Von**, **Bis**, **Anlass**) | Wer in einem hinterlegten Zeitraum einreicht, ist sofort freigegeben, zum Beispiel während des Urlaubs der Geschäftsführung. |
| **Automatische Freigabe bei Nicht-Beantwortung** | Reagiert niemand, wird der Beitrag nach der gewählten Anzahl Tage freigegeben. Standard: **Deaktiviert**. |

Finale Freigaben ohne Bild oder Video gibt keine der beiden Automatiken frei (außer bei spontanen Beiträgen).

## 6. Ausnahmen: nur mit Absprache

:::caution[Diese beiden Schalter umgehen eure Freigabe]
**Freigabe erzwingen erlauben**: Wer einen Beitrag bearbeiten, aber nicht freigeben darf, findet im Studio-Menü **Freigabe erzwingen**. Der Dialog fragt nach einer **Begründung (empfohlen)**; die Ausnahme steht im Verlauf.

**Schnell-Upload erlauben**: Im Studio-Menü erscheint **Sofort hochladen (ohne Freigabe)**. Der Beitrag überspringt die Freigabe und geht **sofort** auf allen gewählten Kanälen mit verbundenem Konto raus, ohne den Dialog **Beitrag einplanen**. Nur für eingespielte Teams oder Solo-Creator.
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## 7. Nach der Freigabe

Eine Freigabe bucht nichts. Der Beitrag steht danach auf **Bereit** und muss noch über **Einplanen** gebucht werden, siehe [Beiträge einplanen und veröffentlichen](/content/veroeffentlichen/).

## Wenn etwas nicht klappt

- **„Freigeben“ ist ausgegraut:** Bei der finalen Freigabe fehlt ein Bild oder Video.
- **„Einen Freigabe-Link kann nur erstellen, wer diese Freigabe selbst entscheiden darf.“:** Bitte die freigebende Person, den Link zu erzeugen.
- **„Dieser Freigabe-Link ist nicht mehr gültig.“:** Der Link ist abgelaufen, deaktiviert, schon benutzt, oder der Beitrag wartet nicht mehr auf Freigabe.
- **Du fehlst in der Liste „Freigabe durch“:** Das Vier-Augen-Prinzip verhindert, dass du deinen eigenen Beitrag freigibst.

## Weiterführend

- [Beiträge freigeben und Feedback geben](/zusammenarbeit/freigaben/)
- [Verfügbarkeit und Abwesenheiten](/zusammenarbeit/abwesenheiten/)
- [Team und Rollen verwalten](/zusammenarbeit/team-rollen/)