# Dokumente und Dateien verwalten

Dateien in Dokumente ablegen, wiederfinden, per Link teilen und aus dem Papierkorb wiederherstellen.

**Dokumente** ist die gemeinsame Dateiablage eurer Organisation. Du legst dort Dateien in Ordnern ab, teilst sie per Link mit Personen ohne Konto und findest auch die Medien aus euren Beiträgen und dem BrandHub wieder.

## Voraussetzungen

- Das Tool **Dokumente** ist für die Organisation eingeschaltet. Du findest es im Menü unter **Bibliothek**.

## Dateien ablegen

1. Öffne **Dokumente** und wähle den Zielordner. Mit **Neuer Ordner** legst du einen Unterordner an.
2. Klicke auf **Hochladen** oder **Ordner hochladen** oder ziehe Dateien und ganze Ordner in die Ablage.
3. Warte, bis **Datei hochgeladen.** erscheint.

Die Karte **Speicher** zeigt, wie viel belegt und frei ist und wie groß eine einzelne Datei höchstens sein darf. Wie viel Speicher ihr habt, hängt von eurem Paket ab.

## Suchen, ansehen und ordnen

- Nutze **Suchen…** und die Ordnernavigation.
- Über **Weitere Aktionen** kannst du Dateien und Ordner **Umbenennen**, **Verschieben** oder **Löschen**.
- **Ansehen** öffnet eine Vorschau. **Herunterladen** liefert bei Fotos und Videos eine gut kompatible Fassung. Die unveränderte Datei, etwa für den Schnitt, holst du in der Vorschau mit **Original herunterladen** (auf breiteren Bildschirmen).

In der Ablage stehen zusätzlich zwei automatisch erzeugte Bereiche: **Content-Planer** mit den Dateien aus euren Beiträgen und ein Bereich mit Logos und Markenmedien aus dem BrandHub. Beide sind nur zum Ansehen. Du bearbeitest, ersetzt oder löschst die Dateien im Ursprungstool, zum Beispiel über **Im Content-Planer öffnen**.

## Einen Link teilen

1. Wähle an einer Datei oder einem Ordner **Teilen**. Der Dialog heißt **Freigeben**.
2. Lege die **Gültigkeit** fest: **7 Tage**, **30 Tage**, **90 Tage** oder **Unbegrenzt**.
3. Entscheide, ob du **Download erlauben** willst, und setze bei Bedarf ein **Passwort**.
4. Klicke auf **Link erstellen** und kopiere den Link.

Personen mit dem Link sehen die Datei oder den ganzen Ordner ohne Konto. Später änderst du die Einstellungen mit **Aktualisieren** oder beendest den Link mit **Widerrufen**.

## Papierkorb

Gelöschte Dateien landen im **Papierkorb** und werden nach 30 Tagen endgültig entfernt. Bis dahin kann jedes Teammitglied sie mit **Wiederherstellen** zurückholen. Löschst du einen Ordner, landen die enthaltenen Dateien ebenfalls im Papierkorb.

**Endgültig löschen** und **Papierkorb leeren** sehen nur Inhaber und Admins. Beides lässt sich nicht rückgängig machen.

## Gut zu wissen

- Standardmäßig darf jedes Teammitglied Links teilen. Admins können das unter **Einstellungen → Workflow & Freigaben** mit **Dokumente: Freigabe-Links** auf Admins beschränken.
- Ist das Abo der Organisation beendet, bleiben Dokumente zum Ansehen und Herunterladen erreichbar („Nur Ansicht“). Hochladen, Ändern und Teilen sind dann gesperrt.
- Geteilte Links funktionieren nicht mehr, solange das Abo gesperrt ist, und ebenso wenig, wenn die Organisation gelöscht wurde.

## Wenn etwas nicht klappt

- **„Datei ist zu groß.“:** Die Datei ist größer als die Grenze pro Datei, die in der Karte **Speicher** steht. Teile oder verkleinere sie. Ist der Speicher insgesamt voll: Dateien im Papierkorb belegen weiter Platz, bis sie endgültig gelöscht sind. Bitte einen Admin, den Papierkorb zu leeren, oder sprich mit der Person, die euer Abo verwaltet.
- **Kein Teilen möglich:** Links sind in eurer Organisation Admins vorbehalten oder das Abo ist beendet.
- **Empfänger sehen den Link nicht mehr:** Er ist abgelaufen, wurde widerrufen oder das Abo der Organisation ist gesperrt. Erstelle bei Bedarf einen neuen Link.

## Weiterführend

- [Medien und Cover vorbereiten](/content/medien-und-cover/)
- [Abo, Rechnungen und Kontingente](/verwaltung/abo-rechnungen/)
- [Freigaben per Link einholen](/zusammenarbeit/externe-freigaben/)