# Team und Rollen verwalten

Personen einladen, Rollen vergeben, Teams bilden und externe Freigabe-Zugänge anlegen.

Unter **Einstellungen → Team & Mitglieder** legst du fest, wer in der Organisation mitarbeitet und mit welcher Rolle. Rollen gelten je Organisation: Wer in mehreren Organisationen arbeitet, kann überall eine andere Rolle haben.

## Voraussetzungen

- Du bist **Inhaber** oder **Admin** der geöffneten Organisation. Nur dann siehst du in den Einstellungen die Gruppe **Organisation**.
- Das Abo des Kundenkontos ist aktiv. Ohne aktives Abo sind alle Einladungen gesperrt.

## Die Rollen

| Rolle | Wofür | Belegt einen Platz |
| --- | --- | --- |
| **Inhaber** | Leitet die Organisation. Darf alles, was ein Admin darf, und ändert als Einziger Name und Land. | ja |
| **Admin** | Verwaltet Team und Einstellungen. | ja |
| **Mitglied** | Plant und produziert mit. | ja |
| **Freigeber** | Prüft Beiträge und gibt sie frei, sonst nichts. Sieht nur Start, Freigabe, Hilfe & Support und die eigenen Einstellungen. | nein |
| **Extern** | Eigener Login nur für die Freigaben und Termine seiner Teams. | nein |

Was jede Rolle im Einzelnen darf, steht in [Wer darf was?](/zusammenarbeit/rechte/). Wie viele Plätze ihr habt, zeigt die Karte **Team & Mitarbeiter**, z. B. „4 von 10 Plätzen belegt“.

![Einstellungen → Team & Mitglieder mit Einladungslink, Mitgliederliste und Rollenauswahl](../../../assets/screenshots/zusammenarbeit/team-mitglieder.png)

## Eine Person einladen

1. Öffne **Einstellungen → Team & Mitglieder** und klicke in der Karte **Team & Mitarbeiter** auf **Person einladen**.
2. Gib die **E-Mail-Adresse** ein und wähle die **Rolle**: **Mitglied**, **Admin** oder **Freigeber**.
3. Klicke **Einladen**.

Hat die Person schon ein Inhouse-OS-Konto mit dieser Adresse, ist sie sofort in der Organisation und steht in der Liste. Eine Einladungs-E-Mail gibt es dann nicht, sag ihr also Bescheid. Alle anderen bekommen eine E-Mail und stehen bis zur Annahme unter **Offene Einladungen**.

Eine E-Mail-Einladung gilt 14 Tage und nur für genau diese Adresse: Die Person legt über den Link ein Konto mit dieser Adresse an oder meldet sich mit ihr an, die Adresse muss bestätigt sein. **Erneut senden** verschickt einen neuen Link, der wieder 14 Tage gilt. **Zurückziehen** macht den Link sofort ungültig.

## Der Einladungslink

Unter **Einladungslink** erzeugst du mit **Einladungslink erstellen** einen Link für das ganze Team. Jeder, der ihn öffnet, legt ein Konto an und wird automatisch **Mitglied**. Das belegt einen Platz. Der Link läuft nicht ab. Teile ihn deshalb nur intern. **Link erneuern** entwertet alle bisher geteilten Links.

## Rollen ändern und Personen entfernen

- **Rolle ändern:** Wähle in der Liste die neue Rolle, sie gilt sofort. Einen Freigeber machst du nur dann zum Mitglied oder Admin, wenn ein Platz frei ist.
- **Entfernen** (Papierkorb) nimmt die Person aus der Organisation und aus ihren Teams. Wo sie unter **Freigabe durch** eingetragen war, ist die Freigabe danach wieder offen.
- **Inhaber wechseln:** Das geht nicht hier, sondern im Kundenkonto. Ein Kundenkonto-Admin öffnet **Einstellungen → Kundenkonto → Übersicht**, wählt bei der Organisation im Menü (…) **Inhaber festlegen** und bestätigt mit **Als Inhaber festlegen**. Der bisherige Inhaber wird Admin. Inhaber werden kann nur ein aktives Mitglied oder ein Admin, kein Freigeber und kein Externer.

## Teams bilden

In der Karte **Teams** legst du mit **Team** eine Gruppe an: **Name**, **Farbe**, **Beschreibung (optional)** und **Mitglieder**, dann **Speichern**. Teams brauchst du, um eine Freigabe an eine Gruppe zu geben: Wählst du im Studio unter **Freigabe durch** ein Team, darf jedes Teammitglied freigeben. Außerdem filterst du Aufgaben nach Team.

## Externe Mitarbeiter anlegen

Die Rolle **Extern** vergibst du nicht über **Person einladen**, sondern in der Karte **Externe Mitarbeiter**. Sie ist für Crew, Partner oder Kunden gedacht, die regelmäßig prüfen.

1. Lege zuerst ein Team an, für das die Person freigeben soll.
2. Klicke **Externen hinzufügen** und gib **Name** und **E-Mail (Login)** ein.
3. Wähle unter **Team(s) für Freigaben** das Team.
4. Klicke **Anlegen und Link erzeugen**. Kopiere den Link oder klicke **Per E-Mail senden**.

Der Link gilt sieben Tage und nur einmal. Damit legt die Person ihr eigenes Passwort fest. Bis dahin steht bei ihr **Einladung offen**. Danach sieht sie nur **Freigaben** und **Termine**: Beiträge und Drehpläne, bei denen ihr Team unter **Freigabe durch** steht, und die anstehenden Drehs und Postings ihres Teams. Sie entscheidet dort mit **Freigeben** oder **Änderung erbitten** und kann einen Kommentar mitschicken. **Neuen Einladungslink erzeugen** (Pfeil-Symbol) ersetzt den alten Link. **Entfernen** (Papierkorb) löscht den Zugang samt Login.

## Wenn etwas nicht klappt

- **„Die Plätze dieser Organisation sind voll“:** Weitere Plätze buchen Kundenkonto-Admins unter **Abo & Rechnungen**. Freigeber kannst du trotzdem einladen, sie belegen keinen Platz.
- **„Das Abo des Kundenkontos ist nicht aktiv“:** Einladungen gehen erst wieder, wenn das Abo reaktiviert ist.
- **Die Einladung kommt nicht an:** Prüfe Schreibweise und Spam-Ordner, dann **Erneut senden**. An Adressen, an die schon einmal nicht zugestellt werden konnte, verschickt Inhouse OS keine E-Mails mehr. Die Oberfläche meldet trotzdem „Einladung an … gesendet“. Lade die Person dann mit einer anderen Adresse ein oder wende dich an den [Support](/hilfe/support/).
- **„Diese Einladung gilt für …“:** Die Person ist mit einer anderen Adresse angemeldet. Sie meldet sich ab und mit der eingeladenen, bestätigten Adresse wieder an.
- **„Es existiert bereits ein Konto mit dieser E-Mail.“** beim Anlegen eines Externen: Bestehende Konten können nicht Extern werden. Lade die Person stattdessen als **Freigeber** ein.

## Weiterführend

- [Wer darf was?](/zusammenarbeit/rechte/)
- [Freigaben per Link einholen](/zusammenarbeit/externe-freigaben/)
- [Verfügbarkeit und Abwesenheiten](/zusammenarbeit/abwesenheiten/)
- [Das Kundenkonto verwalten](/verwaltung/kundenkonto/)