Daten exportieren und löschen

Eigene Daten und die Daten einer Organisation exportieren und wissen, wann gelöschte oder alte Daten endgültig entfernt werden.

Hier steht, wie du Daten aus Inhouse OS mitnimmst und wann gelöschte oder alte Daten endgültig verschwinden. Beide Exporte sind ZIP-Dateien mit JSON-Dateien.

Eigene Daten exportieren

Das kann jede Person für sich selbst.

Öffne dein Profil und gehe zur Karte Meine Daten exportieren.
Klicke auf Export anfordern. Der Status zeigt Wird erstellt ….
Sobald der Export fertig ist, bekommst du eine E-Mail. Lade die Datei über den Link oder im Profil mit ZIP herunterladen.

Der Export enthält dein Profil, deine Mitgliedschaften und Rollen, persönliche Kontakte, Aufgaben, Kommentare und Anmerkungen, KI-Verläufe, Einwilligungen und Angaben aus der Einrichtung. Beiträge gehören der Organisation und stecken im Export der Organisation.

Daten der Organisation exportieren

Das dürfen Inhaber und Admins.

Öffne Einstellungen → Daten und gehe zur Karte Daten der Organisation exportieren.
Klicke auf Export anfordern und warte auf die E-Mail.
Lade die ZIP-Datei herunter.

Der Export enthält Beiträge mit Texten, Status, Terminen und Kanälen, dazu Kontakte der Organisation, Aufgaben, Ideen, Strategie, Kalender und Drehpläne. Der Inhaber erhält alle Beiträge, auch private Entwürfe anderer. Admins erhalten, was sie in der Organisation sehen dürfen.

Die Dateien selbst sind nicht enthalten. Die Datei dateien.json listet Name, Größe und Typ. Herunterladen kannst du die Dateien unter Dokumente oder im jeweiligen Beitrag.

Regeln für beide Exporte

Es gibt einen Export pro Tag. Für die Organisation gilt das für alle zusammen. Hat schon jemand angefordert, zeigt die Karte, wer es war. Den Link bekommt nur diese Person.
Der Download-Link gilt 7 Tage und funktioniert nur, wenn du mit deinem Zugang angemeldet bist. Danach wird der Export gelöscht.
Steht dort Fehlgeschlagen, fordere den Export erneut an. Ein fehlgeschlagener Export zählt nicht als Tagesexport.

Was beim Löschen passiert

Was du löschst	Was passiert
Beiträge, Aufgaben, Kontakte, Ideen, Drehpläne, Chats mit dem KI-Assistenten	Verschwinden sofort aus der App. Nach 30 Tagen werden sie samt Dateien endgültig gelöscht. In der App wiederherstellen lassen sie sich nicht.
Dateien in Dokumente	Landen im Papierkorb. Dort holt sie jedes Teammitglied 30 Tage lang mit Wiederherstellen zurück. Endgültig löschen und Papierkorb leeren dürfen nur Inhaber und Admins.
Eine Organisation	30 Tage lang stellen die Admins des Kundenkontos sie wieder her, danach ist sie endgültig gelöscht. Siehe Organisationen wechseln, anlegen und löschen.
Dein Benutzerkonto	Sofort und endgültig. Siehe Profil, Sprache und Anmeldung.
Die Verknüpfung eines Kanals	Die gespiegelten Daten dieses Kontos werden sofort gelöscht: Kennzahlen, Beiträge mit ihren Zahlen und Kommentare. Zielgruppe und Fokus bleiben als Kanal ohne Verknüpfung. Siehe Kanäle verbinden.

Ein bereits veröffentlichter Beitrag bleibt auf den Plattformen online, wenn du ihn in Inhouse OS löschst. Zum Entfernen verwendest du im Dialog Veröffentlichung den Button Auf der Plattform löschen.

Automatische Löschfristen

Manche Daten löscht Inhouse OS nach einer festen Zeit von selbst. Der aktuelle Stand:

Daten	Frist
Gespiegelte Community-Kommentare	30, 90 oder 180 Tage, Standard 90. Einstellbar unter Einstellungen → Community bei Kommentare aufbewahren. Für YouTube höchstens 30 Tage.
Chats mit dem KI-Assistenten und der KI-Hilfe	12 Monate nach der letzten Nachricht
Benachrichtigungen in der Glocke	gelesene nach 90 Tagen, alle nach 180 Tagen
Support-Anfragen	24 Monate nach Abschluss. Anfragen, die noch auf das Support-Team warten, bleiben.
Datenexporte	7 Tage

Community-Kommentare werden nach Ablauf der Frist gelöscht, auch wenn das Konto noch verbunden ist.

Wenn das Abo endet

Ohne aktives Abo werden die Organisationen eines Kundenkontos gesperrt und später gelöscht. Während der Sperre bleiben Dokumente zum Herunterladen erreichbar und dein Profil mit Meine Daten exportieren. Die Einstellungen der Organisation und damit Daten der Organisation exportieren sind dann nicht erreichbar. Exportiert deshalb rechtzeitig. Fristen und E-Mails erklärt Abo, Rechnungen und Kontingente.

Auftragsverarbeitung

Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließt eine Admin-Person des Kundenkontos in der Übersicht des Kundenkontos ab. Siehe Das Kundenkonto verwalten.

Wenn etwas nicht klappt

„Ein Export pro Tag – der nächste ist ab … möglich.“: Warte bis zur genannten Zeit.
„Ein Export wird gerade erstellt.“: Warte auf die E-Mail. Das dauert meist nur wenige Minuten.
Der Link in der Mail funktioniert nicht: Melde dich mit dem Zugang an, der den Export angefordert hat, und prüfe das Ablaufdatum.
Die Karte für den Organisations-Export fehlt: Du bist weder Inhaber noch Admin, oder das Abo ist gesperrt.

Weiterführend

Fehlt etwas oder ist eine Anleitung unklar? Schreib uns unterHilfe & Support in der App.