Aufgaben und automatische Erinnerungen

Aufgaben im Board anlegen und zuweisen und verstehen, welche Aufgaben Inhouse OS selbst erstellt.

Unter To-Do’s hältst du fest, wer was bis wann erledigt. Einen Teil der Aufgaben legt Inhouse OS selbst an: Erinnerungen an Beiträge, denen kurz vor dem Termin noch etwas fehlt.

Voraussetzungen

Das Tool To-Do’s ist eingeblendet. In neuen Organisationen ist es ausgeblendet; Inhaber und Admins schalten es unter Einstellungen → Tools ein.
Du bist Inhaber, Admin oder Mitglied. Freigeber und Externe haben keine Aufgaben.
Aufgaben anderen Personen oder Teams zuzuweisen hängt vom Paket ab. Ohne diese Funktion zeigt der Editor „Aufgaben anderen zuweisen ist ab Business Team verfügbar.“

Eine Aufgabe anlegen

Öffne in der Seitenleiste unter Mehr den Punkt To-Do’s und klicke Neue Aufgabe. Im Board legst du mit dem + (Hinzufügen) einer Spalte direkt eine Aufgabe in diesem Status an.
Inhouse OS legt sofort eine Aufgabe „Neue Aufgabe“ an, die dir zugewiesen ist, und öffnet sie.
Trag Titel und Beschreibung ein und wähle Status, Priorität (Niedrig, Normal, Hoch, Dringend) und Fällig am.
Wähle unter Verantwortlich eine Person und optional ein Team. Unter Verknüpfter Inhalt hängst du einen Beitrag an.
Zerlege größere Aufgaben in der Checkliste mit Punkt hinzufügen… in Schritte.
Klicke Speichern.

Die Aufgabe steht danach im Board in der Spalte ihres Status.

Board, Liste und Übersicht

Board: vier Spalten Offen, In Arbeit, Blockiert und Erledigt. Zieh eine Karte in die passende Spalte. Blockiert zeigt, dass erst etwas anderes geklärt werden muss.
Liste: alle Aufgaben untereinander.
Übersicht (nur Inhaber und Admins): Wer hat was offen mit offenen, überfälligen und in den letzten 7 Tagen erledigten Aufgaben je Person.

Mit Suchen… und Filter (Person, Team, in der Liste auch Erledigte ausblenden) grenzt du ein. Bearbeiten dürfen Inhaber und Admins alle Aufgaben, alle anderen nur Aufgaben, die sie angelegt haben oder die ihnen zugewiesen sind. Löschen dürfen Inhaber, Admins und wer die Aufgabe angelegt hat.

Automatische Aufgaben verstehen

Inhouse OS legt Aufgaben für Beiträge an, deren Termin heute oder später ist und die weder veröffentlicht noch archiviert sind:

Aufgabe	Entsteht, wenn
Freigabe ausstehend: „Titel“	der Beitrag noch nicht Bereit ist, also in Entwurf, Konzept-Freigabe, Produktion oder Freigabe steht.
Medien fehlen: „Titel“	der Beitrag kein Bild und kein Video hat. Spontane Beiträge sind ausgenommen.

Zuständig ist die verantwortliche Person des Beitrags, sonst die Person, die ihn erstellt hat.
Fällig ist die Aufgabe am Tag vor dem Termin, nie in der Vergangenheit. Ist der Termin beim Anlegen weniger als drei Tage entfernt, bekommt sie die Priorität Hoch.
Die Aufgabe folgt dem Beitrag: neuer Termin, neuer Titel oder neue verantwortliche Person werden übernommen.
Sie erledigt sich selbst, sobald der Grund wegfällt (der Beitrag ist Bereit bzw. hat Medien) oder wenn der Beitrag veröffentlicht, archiviert oder gelöscht wird, keinen Termin mehr hat oder sein Tag vorbei ist.

Inhouse OS gleicht das stündlich ab und jedes Mal, wenn jemand To-Do’s oder den Kalender öffnet. Hakst du eine automatische Aufgabe von Hand ab, obwohl der Grund noch besteht, öffnet sie sich beim nächsten Abgleich wieder. Löse deshalb die Ursache am Beitrag.

Gut zu wissen

Automatische Aufgaben sieht nur, wer auch den Beitrag sehen darf. Bei privaten Entwürfen bleibt die Aufgabe für den Rest des Teams unsichtbar.
Den verknüpften Beitrag einer automatischen Aufgabe kannst du nicht ändern.
In der Ansicht Alle Organisationen kannst du nur lesen. Ein Klick auf eine Aufgabe wechselt in ihre Organisation.

Wenn etwas nicht klappt

To-Do’s fehlt in der Seitenleiste: Das Tool ist ausgeblendet. Ein Inhaber oder Admin blendet es unter Einstellungen → Tools ein.
Du kannst niemand anderen als Verantwortlich wählen: Euer Paket enthält das Zuweisen nicht.
Eine Karte lässt sich nicht verschieben: Die Aufgabe gehört jemand anderem. Bitte die zugewiesene Person oder einen Admin.
Eine erledigte Erinnerung ist wieder offen: Der Beitrag hat immer noch keine Freigabe oder keine Medien.

Weiterführend

Fehlt etwas oder ist eine Anleitung unklar? Schreib uns unterHilfe & Support in der App.