Kontakte und Kontaktgruppen organisieren

In Kontakte sammelst du Menschen, mit denen du arbeitest: Crew, Partner, Ansprechpartner. Ein Kontakt hat keinen Zugang zur App und belegt keinen Platz. Du verknüpfst ihn mit Beiträgen und Drehplänen.

Voraussetzungen

• Du bist Inhaber, Admin oder Mitglied. Freigeber und Externe sehen den Bereich nicht.
• Eine einzelne Organisation ist geöffnet, nicht Alle Organisationen.

Einen Kontakt anlegen

1. Öffne Einstellungen → Mein Zugang → Kontakte. Schneller geht es über Suchen mit „Kontakte“.
2. Klicke Neuer Kontakt und trag den Name ein, optional Rolle / Funktion, Firma, E-Mail, Telefon und Notiz. Mit Foto wählen ergänzt du ein Bild.
3. Wähle unter Gehört zu, ob der Kontakt Mir oder der Organisation „…“ gehört.
4. Klicke Speichern.

Der Kontakt steht in der Liste. Mit den Filtern Alle, Meine und dem Namen der Organisation grenzt du sie ein.

Persönlich oder Organisation?

Gehört zu	Wer sieht ihn	Wer bearbeitet ihn
Mir	Nur du, in all deinen Organisationen. Verknüpfst du ihn mit einem Beitrag oder Drehplan, sieht das Team ihn dort.	nur du
Organisation	Alle Mitglieder der Organisation	Inhaber, Admins und wer ihn angelegt hat

Gehört zu lässt sich beim Bearbeiten nicht umstellen. Stattdessen nutzt du das Menü (…) am Kontakt: Für … freigeben macht einen persönlichen Kontakt zum Kontakt der Organisation. Nur für mich macht einen Organisationskontakt wieder persönlich. Das darf nur, wer ihn angelegt hat.

Gruppen bilden

Gruppen bündeln Kontakte, die oft zusammen gebraucht werden, etwa eine Dreh-Crew. Im Drehplan oder Beitrag fügst du dann alle auf einmal hinzu.

1. Klicke Neue Gruppe, gib einen Name ein und wähle eine Farbe.
2. Wähle unter Gehört zu Mir oder die Organisation. Eine Gruppe der Organisation enthält nur Kontakte der Organisation.
3. Hake unter Kontakte die Personen an und klicke Speichern.

Ein Klick auf eine Gruppe filtert die Liste. Einzelne Kontakte ordnest du über Gruppen im Menü (…) zu.

Kontakte aus dem Skript

Fügst du im Skript eines Beitrags an einem Block über Person jemanden hinzu, den es noch nicht gibt, legt Inhouse OS ihn automatisch als deinen persönlichen Kontakt an. Die Person steht dann am Beitrag unter Beteiligte am Dreh.

Kontakte sind kein Team

Oben auf der Seite steht Team von … mit den Personen, die in der App arbeiten. Sie verwalten Inhaber und Admins über Team verwalten bzw. Einstellungen → Team & Mitglieder. Kontaktgruppen sind keine Teams. Ein Kontakt bekommt erst einen Zugang, wenn du ihn einlädst.

Einen Kontakt auf die Plattform einladen

Das dürfen Inhaber und Admins. Der Kontakt braucht eine E-Mail-Adresse. Bei persönlichen Kontakten geht es nur mit deinen eigenen.

1. Wähle beim Kontakt im Menü (…) Auf die Plattform einladen.
2. Wähle unter Berechtigung:
   • Mitglied (extern): arbeitet an Inhalten mit. In der Organisation ist das die Rolle Mitglied mit allen ihren Rechten. Sie belegt einen Platz.
   • Freigeber: prüft und gibt frei, ohne Bearbeitungsrechte. Belegt keinen Platz.
3. Klicke Einladung senden.

Der Kontakt zeigt Eingeladen und nach der Annahme Externes Team. Der Link gilt 14 Tage, nur einmal und nur für die eingeladene Adresse. Über Einladung erneut senden schickst du einen neuen.

Wenn etwas nicht klappt

• Auf die Plattform einladen fehlt: Du bist kein Inhaber oder Admin, der Kontakt hat keine E-Mail-Adresse (ergänze sie über Bearbeiten), er ist schon auf der Plattform oder er ist der persönliche Kontakt einer anderen Person.
• Beim Annehmen erscheint „Die Mitglieder-Plätze dieser Organisation sind derzeit voll.“ Gib einen Platz frei oder lass Plätze buchen. Diese Meldung erscheint derzeit auch bei Einladungen als Freigeber. Lade Freigeber bei vollen Plätzen deshalb über Team & Mitglieder ein.
• „Die Organisation wurde in einem anderen Tab gewechselt.“ Lade die Seite neu.

Weiterführend

• Team und Rollen verwalten
• Verfügbarkeit und Abwesenheiten
• Einen Drehtag organisieren
• Drehbücher, Shots und Ablesemodus