Verfügbarkeit und Abwesenheiten

Trag ein, wann jemand im Team oder eine externe Person nicht verfügbar ist. Das Team sieht die Abwesenheit dann direkt bei der Person. Ob Beiträge in dieser Zeit automatisch freigegeben werden, ist eine eigene Einstellung.

Voraussetzungen

• Für Mitglieder: Du bist Inhaber oder Admin. Mitglieder können ihre eigene Abwesenheit nicht selbst eintragen.
• Für Kontakte: Du darfst den Kontakt bearbeiten. Bei einem persönlichen Kontakt bist das nur du, bei einem Kontakt der Organisation Inhaber, Admins und wer ihn angelegt hat.

Eine Abwesenheit eintragen

1. Mitglied: Öffne Einstellungen → Team & Mitglieder und klicke in der Karte Team & Mitarbeiter bei der Person auf das Kalender-Symbol Verfügbarkeit / Urlaub. Kontakt: Öffne Einstellungen → Mein Zugang → Kontakte und wähle beim Kontakt im Menü (…) Abwesenheit eintragen.
2. Wähle im Dialog Verfügbarkeit die Art: Urlaub, Krank, Nicht verfügbar oder Sonstiges.
3. Trag Von und Bis ein. Unter Notiz (optional) schreibst du nur, was das Team wissen muss.
4. Klicke Hinzufügen und schließe mit Fertig.

Bei der Person erscheint ein Hinweis wie „Urlaub · bis 14.08.“ oder, wenn die Abwesenheit noch bevorsteht, „Urlaub ab 01.08.“. Unter Eingetragene Zeiträume im selben Dialog bearbeitest oder löschst du Einträge.

Gut zu wissen

• Die Abwesenheit ist ein Hinweis für das Team. Sie steht in Team & Mitglieder und in Kontakte. Freigaben, Aufgaben und Drehpläne verteilt Inhouse OS deshalb nicht um.
• Soll die Abwesenheit auch im Kalender stehen, lege dort einen Termin der Art Abwesenheit an. Dieser Termin ist unabhängig vom Eintrag hier.

Freigaben während einer Abwesenheit

Wer vor dem Urlaub nichts regelt, lässt Beiträge in der Warteschlange liegen. Zwei automatische Freigaben helfen. Du findest sie unter Einstellungen → Workflow & Freigaben im Abschnitt Automatisierung. Beide gibt es nur, wenn der Freigabe-Workflow auf Einfach (1×) oder Doppelt (2×) steht.

Automatische Freigabe für feste Zeiträume:

1. Schalte Automatische Freigabe ein.
2. Trag Von, Bis und einen Anlass ein, z. B. „Urlaub“, und klicke Zeitraum.
3. Klicke unten auf der Seite Änderungen speichern.

Wird in diesem Zeitraum ein Beitrag eingereicht, gibt Inhouse OS ihn sofort frei. Im Verlauf steht „Automatische Freigabe · Urlaub“.

Automatische Freigabe bei Nicht-Beantwortung: Wähle eine Wartezeit zwischen nach 1 Tag und nach 30 Tagen und speichere. Antwortet in dieser Zeit niemand auf eine Freigabe-Anfrage, gibt Inhouse OS den Beitrag frei. Deaktiviert ist der Standard.

Für beide gilt:

• Beiträge in der finalen Freigabe ohne Bild oder Video bleiben liegen. Konzept-Freigaben und spontane Beiträge laufen durch.
• Drehpläne werden nie automatisch freigegeben.
• Unter Freigabe → Zuletzt entschieden stehen diese Entscheidungen als Automatisch.
• Die Freigabe bucht keine Veröffentlichung. Wer den Beitrag einplant, regelt ihr trotzdem vorher.

Für einzelne Notfälle gibt es alternativ Freigabe erzwingen erlauben, siehe Beiträge freigeben und Feedback geben.

Wenn etwas nicht klappt

• Das Kalender-Symbol fehlt: Nur Inhaber und Admins tragen Abwesenheiten von Mitgliedern ein.
• Abwesenheit eintragen fehlt beim Kontakt: Du darfst diesen Kontakt nicht bearbeiten.
• Die Schalter unter Automatisierung sind ausgegraut: Euer Freigabe-Workflow steht auf Keine (0×). Ohne Freigaben gibt es nichts automatisch freizugeben.
• Die Einstellung ist nach dem Neuladen weg: Du hast Änderungen speichern nicht geklickt.

Weiterführend

• Team und Rollen verwalten
• Kontakte und Kontaktgruppen organisieren
• Einen Freigabeprozess aufsetzen