Das Kundenkonto verwalten

Das Kundenkonto bezahlt das Paket für eine oder mehrere Organisationen. Es hat eine Kundennummer im Format K-XXXX-XXXX und mindestens eine Admin-Person. Kundenkonto-Admins verwalten Abo, Rechnungsdaten und Organisationen. Inhalte einer Organisation sehen sie nur, wenn sie dort auch Mitglied sind.

Voraussetzungen

• Du bist Admin des Kundenkontos. Dann siehst du in den Einstellungen die Gruppe Kundenkonto.
• Verwaltest du mehrere Kundenkonten, wählst du oben unter Kundenkonto wählen das richtige aus.

Ein Kundenkonto anlegen

1. Öffne Einstellungen → Mein Zugang → Meine Organisationen und klicke auf Kundenkonto anlegen.
2. Wähle unter Rechnung an Firma oder Persönlich. Trage Firmenname bzw. deinen Namen, Land und Rechnungs-E-Mail ein.
3. Klicke auf Anlegen und Paket wählen und wähle ein Paket.

Du wirst Admin des neuen Kundenkontos. Adresse und UID fragt Stripe beim Kauf ab, oder du trägst sie später ein. Externe Zugänge können kein Kundenkonto anlegen.

Rechnungsdaten pflegen

1. Öffne Einstellungen → Kundenkonto → Übersicht und klicke in der Karte Rechnungsdaten auf Bearbeiten.
2. Prüfe Firmenname bzw. Name und die Rechnungs-E-Mail. Dorthin schickt Stripe Rechnungen und Zahlungshinweise.
3. Bei einer Firma: Straße, PLZ, Ort, UID mit Länderkürzel (z. B. ATU12345678) und bei Bedarf Bestellnummer / Kostenstelle. Diese steht auf jeder Rechnung.
4. Land ist das Rechnungs- und Steuerland. Klicke auf Speichern.

Den AVV abschließen

Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt, dass Inhouse OS die Daten eurer Organisationen in eurem Auftrag verarbeitet. Er gilt für alle Organisationen des Kundenkontos. Jede Admin-Person kann ihn abschließen.

1. Fehlt der AVV oder gibt es eine neue Fassung, zeigt die Übersicht die Karte Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen.
2. Lies den Text über AVV lesen.
3. Klicke auf AVV akzeptieren. Du schließt ihn damit im Namen des Kundenkontos ab.

Danach steht im Kopf der Übersicht, wann, in welcher Version und von wem der AVV abgeschlossen wurde. Ohne AVV wird nichts gesperrt. Bei einer neuen Buchung ist der Haken Ich schließe den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. aber Pflicht.

Admins einladen und entfernen

1. Klicke in der Karte Admins auf Admin einladen, gib die E-Mail-Adresse ein und klicke auf Einladung senden.
2. Die Person nimmt die Einladung über den Link in der E-Mail oder unter Meine Organisationen an, und zwar mit genau dieser, bestätigten Adresse. Die Einladung gilt 14 Tage.

Offene Einladungen ziehst du mit Zurückziehen zurück. Mit Entfernen nimmst du einer anderen Person die Admin-Rechte, mit Verlassen gibst du deine eigenen ab. Beides gibt es nur, solange mindestens zwei Admins eingetragen sind. Die letzte Admin-Person kann das Kundenkonto nie verlassen. Lade deshalb früh eine zweite Person ein.

Organisationen des Kundenkontos

Die Karte Organisationen zeigt je Organisation Paket, belegte Plätze, die Namen der Mitglieder und Deine Rolle. Über das Menü ⋯ einer Zeile erreichst du:

• Öffnen, wenn du Mitglied bist.
• Zugang anfragen, wenn du kein Mitglied bist. Inhaber und Admins der Organisation werden benachrichtigt und entscheiden, ob sie dich einladen.
• Beitreten, wenn die Organisation keinen aktiven Inhaber und keinen Admin mehr hat. Du trittst als Inhaber bei, auch wenn alle Plätze belegt sind. Mitglieder und die anderen Admins des Kundenkontos werden benachrichtigt.
• Inhaber festlegen: Wähle ein aktives Mitglied und klicke auf Als Inhaber festlegen. Der bisherige Inhaber wird Admin. Freigeber und Externe können nicht Inhaber werden.
• Übertragen und Löschen, siehe unten und unter Organisationen wechseln, anlegen und löschen.

Eine Organisation übertragen

So gibst du eine Organisation an ein anderes Kundenkonto ab, z. B. wenn eine Agentur eine Marke an den Kunden zurückgibt. Du brauchst dafür die Kundennummer des Ziels. Sie steht dort oben in der Übersicht unter Kundennummer und lässt sich mit einem Klick kopieren.

1. Wähle bei der Organisation ⋯ → Übertragen.
2. Gib die Kundennummer des Ziel-Kundenkontos ein und klicke auf Prüfen. Es erscheint der Name des Ziel-Kundenkontos.
3. Schreib bei Bedarf eine Notiz an das Ziel (optional). Sie ist nur in der App sichtbar.
4. Wähle unter Diese Mitglieder bei Annahme entfernen, wer nicht mitwechseln soll.
5. Prüfe Was sich ändert und klicke auf Anfrage senden.

Die Organisation zeigt dann Übertragung offen. Die Admins des Ziels haben 14 Tage Zeit. Bis dahin bleibt alles, wie es ist. Unter Übertragungen → Von euch kannst du die Anfrage mit Zurückziehen jederzeit zurücknehmen.

Eine Übertragung annehmen

1. Öffne Einstellungen → Kundenkonto → Übersicht. Unter Übertragungen → An euch steht die Anfrage. Klicke auf Prüfen.
2. Lies im Dialog Übertragung prüfen, was sich ändert: Paket vorher und nachher, Tools, die wegfallen oder dazukommen, Organisationen und Plätze danach.
3. Wähle unter Neuer Inhaber eine Admin-Person eures Kundenkontos oder ein aktives Mitglied der Organisation. Die Person wird Mitglied, auch über das Platzlimit hinaus. Der bisherige Inhaber wird Admin.
4. Klicke auf Annehmen, Ablehnen oder Später.

Nach der Annahme nutzt die Organisation euer Paket. Inhalte, verbundene Kanäle und Kontakte bleiben erhalten.

Gut zu wissen

• Bei einer Übertragung werden offene Einladungen zurückgezogen, geteilte Report-Links widerrufen und regelmäßige Reports an Adressen außerhalb des Teams beendet. Ein vorhandener Einladungslink der Organisation wird erneuert, der alte funktioniert nicht mehr.
• Eine eingeschaltete KI wird samt Zustimmung zur Auftragsverarbeitung zurückgesetzt. Das neue Kundenkonto schaltet sie selbst wieder ein.
• Wer als Mitglied entfernt wird, verliert auch Teams, Freigaben und Kalender-Abo dieser Organisation.
• Bist du Admin beider Kundenkonten, kannst du erst 48 Stunden nach der Anfrage annehmen.
• Lehnt das Ziel ab, kannst du dieselbe Organisation erst nach 30 Tagen wieder an dieses Kundenkonto übertragen.
• Organisationen aus dem Probelauf lassen sich nicht übertragen.

Wenn etwas nicht klappt

• „Annehmen“ ist ausgegraut: Der Dialog nennt den Grund, z. B. kein aktives Abo beim Ziel oder kein freier Platz für eine weitere Organisation. Erweitere zuerst das Paket.
• „Zu dieser Kundennummer können wir keine Übertragung anlegen.“: Prüfe die Nummer. Sie steht in der Übersicht des Ziel-Kundenkontos.
• Einladung lässt sich nicht annehmen: Die Person ist mit einer anderen Adresse angemeldet oder hat die Adresse noch nicht bestätigt. Die Einladungsseite zeigt den nächsten Schritt.
• Admin entfernen fehlt: Es gibt nur eine Admin-Person. Lade zuerst eine zweite ein.

Weiterführend

• Abo, Rechnungen und Kontingente
• Organisationen wechseln, anlegen und löschen
• Daten exportieren und löschen