Dokumente und Dateien verwalten

Dokumente ist die gemeinsame Dateiablage eurer Organisation. Du legst dort Dateien in Ordnern ab, teilst sie per Link mit Personen ohne Konto und findest auch die Medien aus euren Beiträgen und dem BrandHub wieder.

Voraussetzungen

• Das Tool Dokumente ist für die Organisation eingeschaltet. Du findest es im Menü unter Bibliothek.

Dateien ablegen

1. Öffne Dokumente und wähle den Zielordner. Mit Neuer Ordner legst du einen Unterordner an.
2. Klicke auf Hochladen oder Ordner hochladen oder ziehe Dateien und ganze Ordner in die Ablage.
3. Warte, bis Datei hochgeladen. erscheint.

Die Karte Speicher zeigt, wie viel belegt und frei ist und wie groß eine einzelne Datei höchstens sein darf. Wie viel Speicher ihr habt, hängt von eurem Paket ab.

Suchen, ansehen und ordnen

• Nutze Suchen… und die Ordnernavigation.
• Über Weitere Aktionen kannst du Dateien und Ordner Umbenennen, Verschieben oder Löschen.
• Ansehen öffnet eine Vorschau. Herunterladen liefert bei Fotos und Videos eine gut kompatible Fassung. Die unveränderte Datei, etwa für den Schnitt, holst du in der Vorschau mit Original herunterladen (auf breiteren Bildschirmen).

In der Ablage stehen zusätzlich zwei automatisch erzeugte Bereiche: Content-Planer mit den Dateien aus euren Beiträgen und ein Bereich mit Logos und Markenmedien aus dem BrandHub. Beide sind nur zum Ansehen. Du bearbeitest, ersetzt oder löschst die Dateien im Ursprungstool, zum Beispiel über Im Content-Planer öffnen.

Einen Link teilen

1. Wähle an einer Datei oder einem Ordner Teilen. Der Dialog heißt Freigeben.
2. Lege die Gültigkeit fest: 7 Tage, 30 Tage, 90 Tage oder Unbegrenzt.
3. Entscheide, ob du Download erlauben willst, und setze bei Bedarf ein Passwort.
4. Klicke auf Link erstellen und kopiere den Link.

Personen mit dem Link sehen die Datei oder den ganzen Ordner ohne Konto. Später änderst du die Einstellungen mit Aktualisieren oder beendest den Link mit Widerrufen.

Papierkorb

Gelöschte Dateien landen im Papierkorb und werden nach 30 Tagen endgültig entfernt. Bis dahin kann jedes Teammitglied sie mit Wiederherstellen zurückholen. Löschst du einen Ordner, landen die enthaltenen Dateien ebenfalls im Papierkorb.

Endgültig löschen und Papierkorb leeren sehen nur Inhaber und Admins. Beides lässt sich nicht rückgängig machen.

Gut zu wissen

• Standardmäßig darf jedes Teammitglied Links teilen. Admins können das unter Einstellungen → Workflow & Freigaben mit Dokumente: Freigabe-Links auf Admins beschränken.
• Ist das Abo der Organisation beendet, bleiben Dokumente zum Ansehen und Herunterladen erreichbar („Nur Ansicht“). Hochladen, Ändern und Teilen sind dann gesperrt.
• Geteilte Links funktionieren nicht mehr, solange das Abo gesperrt ist, und ebenso wenig, wenn die Organisation gelöscht wurde.

Wenn etwas nicht klappt

• „Datei ist zu groß.“: Die Datei ist größer als die Grenze pro Datei, die in der Karte Speicher steht. Teile oder verkleinere sie. Ist der Speicher insgesamt voll: Dateien im Papierkorb belegen weiter Platz, bis sie endgültig gelöscht sind. Bitte einen Admin, den Papierkorb zu leeren, oder sprich mit der Person, die euer Abo verwaltet.
• Kein Teilen möglich: Links sind in eurer Organisation Admins vorbehalten oder das Abo ist beendet.
• Empfänger sehen den Link nicht mehr: Er ist abgelaufen, wurde widerrufen oder das Abo der Organisation ist gesperrt. Erstelle bei Bedarf einen neuen Link.

Weiterführend

• Medien und Cover vorbereiten
• Abo, Rechnungen und Kontingente
• Freigaben per Link einholen